クラウドERPシステム「スマイルワークス」 諏訪商工会議所の会計システムの導入事例

好評なサービスに潜在していた問題

「簿記検定」の主催者としても知られる商工会議所は、各位地域の中小企業を中心に、融資・会計などの経営支援サービスや各種研修会などを展開している。 その諏訪商工会議所が提供するサービスの1つに、中小規模事業者を対象にした「記帳代行サービス」がある。

事業活動で計上される売上・仕入・給与・社会保険・各種経費・支払など煩雑な月次の会計処理のほか、年次で固定資産や棚卸などの決算処理を行ったうえで決算書や各種申告書を作成し、税務申告をができるように支援する。

本来こうした会計処理は各事業者で行うものではあるが、中小規模事業者では簿記の知識のある専任の人材がいないことも多く、また経営者は常に忙しく飛び回っているため、煩雑な処理は後回しになりがちになる。そこで商工会議所が手頃な料金で会計処理を支援するため、利用者には大変好評だ。

しかし会計処理を実施する商工会議所では専門知識があるとは言え、担当スタッフの業務負担が大きい。そのためサービスが好評にもかかわらず、利用者を増やすことができない状況が続いていた。

「記帳代行サービス」は、毎月の通帳のコピーや領収書などの記帳資料（原本帳票）を提出すると、諏訪商工会議所のスタッフがデータ入力して会計処理をしてくれる。諏訪商工会議所の担当スタッフが1人1人のクライアントPCに「弥生会計」を個別にインストールしたうえで入力処理を行い、万が一のために作業データを毎回自分で所内のサーバにバックアップしてきた。

そうして処理した会計データを会員事業者に確認してもらうため、紙に出力して送付し、修正があれば都度修正データを改めて出力して再確認してもらうという作業を繰り返していた。

また毎年の法令改定により「弥生会計」のバージョンアップを行う必要があり、毎年バージョンアップ版を購入して個々のPCにインストールし、旧バージョンからデータの移動（コンバート）作業も行う必要があった。会員事業者と商工会議所の会計ソフトのバージョンが異なると、データを共有することができないためだ。

クラウドで属人性を排除

「ウェブブラウザで全ての会計処理ができる環境を整えたかった」

上述した問題を抜本的に解決するために、「ウェブブラウザで全ての会計処理ができる環境を整えたかった」と長田氏は話す。

所内の情報化／合理化を推進する長田氏が目指したのは、「属人性の排除」だ。同氏はかねてから、「記帳代行サービス」に関わる作業が属人的になっていることに危機感を抱いていた。担当スタッフの能力やキャパシティが限界に達したり急病などで倒れたりした際に、他のスタッフに作業を振り分けたり引き継いだりすることが非常に難しい環境だったからだ。

また、利用者の大切な財務会計データを所内のPCに保存していることも、セキュリティ面で好ましい状況ではなかった。 こうした現状の打開策を思案している中、長田氏は、近隣の商工会議所の仲間から「スマイルワークス」を勧められ、即座に「これだ！」と確信したという。

「着実に業務の効率化と作業の平準化が進んでいる手応えを感じています」

クラウドサービスのスマイルワークスならば、ウェブブラウザさえあればどのPCからでもアクセス権限さえあれば作業することが可能で、心配していたデータの保全も堅牢なセキュリティを確保した複数のデータセンターに毎日自動でバックアップされていて安心できる。

また会員事業者への確認も即座にでき、クラウドなので常に自動的に最新の法令に対応している。まさに、長田氏が求める要件をすべて満たしていたのである。

しかもスマイルワークスの「グループアカウント版」では、すべての会員事業者（サービス利用者）の状況を一括で把握しながら、複数のスタッフが同時に作業を進めることができた。

そこで長田氏は、ちょうど決算準備を進める2014年2月からスマイルワークスのグループアカウント版を導入。これにより、「着実に業務の効率化と作業の平準化が進んでいる手応えを感じています」と長田氏は語り、「将来的にはスマイルワークスによる自計化を推進することでより多くの会員事業者の皆様に会議所のサービスをご活用頂きたいと考えています」と意気込む。

若い経営者の中には、ITスキルの高い人も少なくない。そのような人には、スマイルワークスを活用して、自ら帳票類を入力し、決算書を作成してもらうというわけだ。

記帳代行サービスは、商工会議所と会員事業者とが深い信頼の絆で結ばれるサービスだ。また同時に、会員事業者と商工会議所が定期的に経営或いは経営支援についてコミュニケーションできる大変良い機会となっている。諏訪商工会議所では、スマイルワークスの導入で会員事業者の皆様との関係をより強固にしてゆくためにも、今後一層積極的に記帳代行サービスを展開し、商工会議所のサービスの裾野を押し広げていくという。